A volte ci sono piccole soluzioni che portano a grandi miglioramenti. Basti pensare alla forma affusolata dei treni di lunga percorrenza, che riduce drasticamente l’energia sprecata nell’attrito con l’aria. In ambito manageriale, allo stesso modo c’è un grosso attrito che frena le imprese italiane: la tradizione. Da decenni gran parte delle aziende italiane – soprattutto PMI – fanno impresa nel solito modo, come si è sempre fatto. La ricerca sulle pratiche manageriali, tuttavia, evidenzia tre categorie di buon management che, se messe in pratica, possono portare a netti miglioramenti di produttività.
Queste pratiche sono riassumibili in: 1) targeting, cioè la creazione di obiettivi di breve termine chiaramente raggiungibili personalizzati per ciascun dipendente; 2) incentivi, cioè bonus e altri tipi di premi che vengono attribuiti ai dipendenti sulla base del raggiungimento degli obiettivi; e 3) monitoring, cioè il frequente controllo del progresso del lavoratore, raccogliendo feedback da parte sua e dei colleghi. Vari studi suggeriscono che un’azienda che mette in pratica in modo puntale questi princìpi può ottenere quasi il doppio della produttività rispetto a un’azienda che non ne implementa affatto.
Nella prima fase del nostro studio abbiamo cercato innanzitutto di capire quale fosse il livello di adozione di queste pratiche nelle aziende italiane. Abbiamo chiesto a manager e responsabili delle Risorse Umane se conoscono questi princìpi, se li mettono in pratica, e in caso negativo quali sono le cause della mancata adozione: scarsa conoscenza? Esperienze negative? Costi di implementazione troppo alti? Lo studio è stato principalmente qualitativo, quindi non ci siamo concentrati su un campione statisticamente significativo. Abbiamo dialogato con aziende italiane molto diverse tra loro, sia per dimensione che per ambito produttivo: dalla micro-impresa di consulenza informatica alla grande azienda di prodotti per la cura della persona, passando per un’impresa di dimensioni medio-piccole in ambito nautico.
Da questo confronto è emerso che tendenzialmente più grande è l’azienda, più le tecniche di management vengono messe in pratica. Infatti le aziende piccole difficilmente hanno un dipartimento di Risorse Umane o altre risorse dedicate al coordinamento e all’implementazione di queste pratiche manageriali. A loro vantaggio però, la dimensione ridotta consente un approccio più informale sia negli obiettivi che nel monitoring. Questo ‘sistema informale’ è particolarmente efficace per le microimprese, dove gli amministratori lavorano a stretto contatto con i pochissimi dipendenti, che sono quindi più facilmente informati ed inclusi nei processi di pianificazione e vengono monitorati quotidianamente. Restano così schiacciate le imprese medio-piccole, troppo piccole per avere un dipartimento HR, e abbastanza grandi da non consentire un approccio informale.
Inoltre, i target vengono quasi sempre individuati e assegnati solo per i livelli dirigenziali, con il cosiddetto “management by objectives” (MBO), e nelle imprese più piccole sono raramente associati a incentivi precisi. La capacità di monitorare il raggiungimento degli obiettivi dipende dalla tecnologia e dalle risorse disponibili. In linea di massima le aziende più grandi tendono ad avere dei sistemi più formali e strutturati di monitoring, spesso però piuttosto rigidi e macchinosi; nelle imprese molto piccole invece la valutazione si svolge in maniera più informale e ad hoc per pochi dipendenti.
Alla luce di queste rilevazioni, abbiamo deciso di concentrarci soprattutto sulle imprese medio-piccole, cercando di pensare a soluzioni che informino gli amministratori sulle best practices di management al fine di incentivarli ad implementarle. La soluzione che abbiamo ideato mira a supportarle a prescindere dal loro settore di attività, tramite un programma che si articola in tre fasi e che abbiamo chiamiato ‘EsseTre’:
- Sensibilizzare il management alle buone pratiche manageriali;
- Strutturare un sistema di Obiettivi, Incentivi e Monitoring;
- Sviluppare un Software per sfruttare l’avanzamento tecnologico.
In primis, è necessario sensibilizzare i manager di queste aziende per aiutarli a capire i vantaggi e i benefici di investire in queste pratiche manageriali. Questa prima fase è fondamentale per superare la resistenza al cambiamento e aiutare le aziende a capire il ‘what’s in it for me’ pensando ad una prospettiva non solo di breve, ma anche di medio e lungo periodo.
Quando le aziende sono state sensibilizzate con successo e riconoscono il valore aggiunto che deriva da questi nuovi modi lavorare, inizia la seconda fase. Le aziende si adoperano quindi per definire la struttura e le risorse necessarie a disegnare ed implementare il sistema di Obiettivi, Incentivi e Monitoring. Per accompagnare le aziende in questo percorso, che parte dalla strategia e arriva all’implementazione, abbiamo ideato un sistema di mentoring. Ogni azienda parte del programma EsseTre partecipa a questo schema di mentoring e ad ogni azienda viene assegnato un mentor. Il mentor è una figura che accompagna, supporta e guida l’azienda durante le tre fasi di questo percorso. I mentor vengono individuati dagli organi associativi territoriali quali Confindustria, FederManager ecc, e sono associati con esperienza nell’implementazione di queste tecniche manageriali o volontari con competenze in ambito HR. In sostanza i mentor aiutano le imprese nella fase di sensibilizzazione, ma anche a disegnare ed implementare il nuovo sistema di Obiettivi, Incentivi e Monitoring collaborando con le imprese e creano anche delle opportunità per lo scambio di best practices tra le aziende che stanno partecipando al programma.
La terza fase del programma, ‘Sviluppare’, prevede che le aziende abbiano l’opportunità di partecipare a un investimento condiviso per sviluppare un software modulare Open-Source a supporto della gestione di queste pratiche manageriali. L’obiettivo è di avere una tecnologia che permetta di caricare gli obiettivi annuali dei dipendenti, aiuti a tracciare la performance dei dipendenti nel corso del tempo, e permetta di monitorare il progresso dei singoli rispetto agli obiettivi assegnati. Questo software aiuterebbe inoltre le imprese a sviluppare una cultura di coaching e feedback fornendo dei template da compilare per dare e richiedere feedback ai colleghi. Complessivamente le aziende che decidono di aderire alla terza fase del programma potrebbero quindi gestire in modo più efficiente e sicuro i propri dati, avrebbero un sistema di performance review aziendale più strutturato e formale e potrebbero migliorare la trasparenza nella gestione delle valutazioni e – dove applicabile – dell’allocazione dei bonus (parte variabile della retribuzione).
In sostanza il programma EsseTre vuole dare alle PMI sul nostro territorio il supporto necessario a implementare la struttura del sistema di Obiettivi, Incentivi e Monitoring. Ambisce inoltre a dare accesso a tecnologie innovative ad aziende che per dimensione e risorse difficilmente potrebbero da sole fare l’investimento necessario ma possono partecipare ad un investimento condiviso. L’auspicio è che il programma EsseTre porti a sviluppare maggior collaborazione fra le PMI anche per altre iniziative in futuro all’insegna dell’innovazione e del cambiamento.
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